Por Mauro Libi Crestani. Las empresas eficientes son aquellas que logran mantener los altos niveles de productividad y eficiencia en los procesos. Si no se cumplen los objetivos de producción y las metas planeadas es muy probable que las empresas se rezagan por lo cual lo aconsejable es que que se haga un esfuerzo en ejecutar las acciones de la manera más ágil posible.
Muchos empresarios consideran que proceder a cambios en sus estructuras organizacionales o en los aspectos tecnológicos Es normal que te de miedo cambiar el procedimiento o la tecnología que utilizas en tu operación diaria, y por ello es importante que conozcas cuáles son los aspectos básicos que pueden incrementar tu productividad y hacer más eficiente a tu empresa.
1. Equipo. Parece una regla básica, pero es un aspecto en el que se debe tener cuidado. Todas las herramientas tecnológicas que utilices para tu operación tienen limitantes, pero antes de cambiar de computadora, estufa, horno, o cualquier máquina que requieras para tu negocio, es importante que tengas un pleno conocimiento de los detalles de operación.
El último informe sobre Competencias, productividad y crecimiento de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) señala que muchas veces los empresarios tienen la sensación de que su equipo es obsoleto, cuando en realidad no hay una conciencia plena de la capacidad del mismo, lo que genera nuevos costos al sustituirlos y reduce las ganancias. Así, lo ideal es que tu personal conozca bien cómo funcionan las herramientas de trabajo para sacar el mayor provecho.
2. Procesos. Los procedimientos siempre pueden ser más eficientes, sin embargo debes ser prudente. No basta con indicarles a tus empleados que el trabajo será mejor si hacen las cosas de tal o cual manera, pues eso sólo generará un ambiente hostil y se sentirán invadidos.
Debes estudiar el proceso que quieres hacer más eficiente y desarrolla un procedimiento estándar para que tu personal lo siga. Seguramente este ‘manual' también tendrá cambios conforme veas los resultados, pero será de una manera equitativa para que tu operación sea más ágil y se reduzcan los errores.
Por otra parte, si lo que quieres es tener una mejor interacción con tus clientes, el Instituto para el Fomento a la Calidad Total recomienda que tengas claro el tipo de relaciones que establecerás con sus clientes, los canales de comunicación que utilizarás para ello y la forma de medir esas relaciones.
Para ser más productivo en la manera de relacionarte, las prácticas que se establecen para tener contacto con los clientes deberán tener una función clara, ya sea retenerlos, buscar nuevos clientes o incrementar su número.
La consultoría Compite señala que si pierdes clientes debes analizar la atención que les das antes de culpar al precio y a la calidad por la inhabilidad de lograr los objetivos del plan de venta.
3. Condiciones de trabajo. La frase ‘el empleado contento trabaja mejor' tiene mucho de razón. Las cargas de trabajo y horarios deben estar delimitados y tanto tu personal como tú deben respetarlos, de lo contrario el rendimiento no será el mismo y los resultados bajarán en términos de calidad.
De acuerdo con el Análisis estratégico para el desarrollo de la Pequeña y Mediana Empresa (Pyme) en México, elaborado por la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo y la EGADE Business School del Tecnológico de Monterrey, la mejor manera de lograr un entorno de trabajo productivo es trazar metas y evaluar el cumplimiento para otorgar incentivos o pensar en sanciones o cambios. Lo importante es que como empresa generes el mejor ambiente para optimizar procesos.
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