Por MauroLibi Crestani. La capacidad de comunicar bien sus ideas y mensajes es
uno de los mayores factores en el éxito de su negocio. Si usted es un excelente
arquitecto pero es incapaz de promover sus servicios y comunicarse
efectivamente con clientes y colegas, su potencial se verá bastante limitado.
Las principales áreas en las que la comunicación es esencial incluyen:
·
Conquistar clientes potenciales,
·
Reuniones con clientes,
·
Servicio al cliente,
·
Cara a cara en red,
·
La comercialización de su negocio
Conquistar
clientes potenciales
Cuando
usted trabaja por cuenta propia o es dueño de un negocio, su vida depende de su
capacidad para vender sus servicios. Tienes que ser capaz de convencer a los
prospectos que usted es la mejor persona para hacer el trabajo y que cuenta con
la experiencia y las habilidades que se requieren para acometer con éxito el
servicio o producto que usted pretende vender.
Haga
las preguntas correctas
Es
importante partir de la premisa que la parte más importante de los servicios de
ventas es tener la capacidad de entender las necesidades de los clientes.
Cuando le toque esta estaba del proceso, estudie el cliente antes de
comunicarse con él, haga las preguntas que llegan al corazón de los retos que
se enfrentan. Una vez que tenga una clara comprensión del problema que el
cliente necesita resolver, puede lanzar sus servicios como la mejor opción
posible para el cliente, describiendo cómo va a satisfacer sus necesidades.
Averigue los detalles de la naturaleza de su negocio:
¿Quién
es su público objetivo?, ¿Cuál es el fondo sobre el proyecto?,
¿Cuáles
son las metas y objetivos del proyecto? o ¿Cuál es la línea de tiempo para
el proyecto?
Comuníquese
profesionalmente
Es a
través de su profesionalismo que usted puede ganar contratos y
convertirse en un ganador en el mercado. Para lograr la meta requiere pulir sus
habilidades de comunicación. Tome tiempo para revisar todos los mensajes de correo
electrónico antes de enviarlos; utilice una dirección de correo electrónico de
negocios con una firma correcta; conteste el teléfono profesionalmente; y hable
de manera articulada y competente en todo momento. Esos detalles hacen que los
clientes y prospectos de clientes observen que en su oficina o negocio hay un
nivel de comunicación profesional y que su empresa es seria.
Reuniones
con clientes
Las
reuniones con sus clientes, incluso aquellas que se llevan a cabo a través del
teléfono, son una parte integral de las empresas de éxito.
Planifique
y prepararse a fondo antes de sus presentaciones
A pesar
de las ocupaciones que genera el día a día, antes de proceder a una reunión con
sus clientes es necesario, que usted se programe con antelación para garantizar
a sus clientes una cantidad adecuada de tiempo ininterrumpido para hablar. Debe
tener todo listo para su presentación y de manejar la situación con alto grado
de profesionalismo. Recuerde que su objetivo es ganar y el manejo del tiempo y
de la comunicación eficaz es una clave para alcanzar el éxito.
Hable
pausado y aprenda a escuchar
Para
comunicar de manera eficaz hay que tener las ideas organizadas. Si son varios
temas debe poner cuidado en no mezclar un asunto con el otro porque para lograr
el objetivo se debe expresar cada idea claramente, para evitar que se produzca
confusión, lo que crea en el cliente una sensación que su propuesta no es
interesante. Hable pausado, reduzca la velocidad, y recuerde que la
comunicación es una calle de dos vías. Establecer un dar y recibir permite que
las partes tengan la palabra.
Una
manera de convertirse en un mejor oyente es limitar o eliminar las
distracciones durante sus conversaciones. Eso puede significar el cierre de un
correo electrónico, apagar la televisión o computadora y el cierre de la puerta
de su oficina. Al hacer estas pequeñas cosas, se asegura que el cliente tenga
toda su atención, se logre la comunicación ideal y se consiga coronar con éxito
sus objetivos.
Seguimiento
por escrito
Es
recomendable que luego de sostener una reunión con sus clientes o prospectos se
proceda con una comunicación por escrito, donde se resuma la visión
general de la propuesta, esto permite asegurarse de que ambas partes estén en
la misma página. Resuma lo que se acordó, repita las preguntas que se
plantearon y explique los pasos a seguir y las responsabilidades de ambas
partes.
Además
de enviar sus notas, invite a la otra parte a dar su opinión sobre lo que ha
enviado. De esta manera, se convierte en un documento de colaboración y no el
punto de vista de una sólo persona.
Servicio
al cliente
Sus
clientes quieren sentir que son su prioridad. Puede hacer que se sientan así,
proporcionando un servicio al cliente ejemplar.
Pedir
Comentarios
Una
forma de mantener relaciones a largo plazo con sus clientes es mantener
abiertas las líneas de comunicación. Esto significa pedirles su opinión acerca
de cómo van las cosas y cómo se sienten sobre el servicio que está
proporcionando. Esto se puede lograr al preguntar al final de un proyecto,
durante las conversaciones del día a día o por medio de encuestas formales. El
formato importa menos que el acto real de la misma. A través de esta
herramienta usted podrá saber lo que funciona en su negocio y así podrá
implementar los ajustes necesarios en la medida que vaya avanzando.
Si un
cliente no está contento, no haga caso omiso de sus quejas. Pregúnteles por qué
no está contento y lo que puede hacer para arreglar la situación. Cuanto más
tiempo se espere para sacar el tema, peor será. Al abordar la cuestión y ser
responsable en su caso pone en el camino de la resolución. Y su voluntad de
enfrentar el problema de frente le dice al cliente que se preocupa por el
proyecto y su satisfacción.
Pruebe
con un nuevo formato
Si un
problema con su cliente se deriva de la falta de comunicación tiene que probar
un método diferente de comunicación. Si ha estado manejando todo a través de
correo electrónico, programe una llamada telefónica para ver si eso mejorar la
situación. Después de la llamada, puede resumir la conversación en un correo
electrónico al cliente, lo que le dará otra oportunidad para llegar a los dos
en la misma página de nuevo.
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