En las organizaciones la planificación es un asunto clave,
nada debe dejarse a la suerte o a la improvisación, hay que planificar
eficientemente cada proyecto a desarrollar y para ello se requiere manejar
mucha información.
Es preciso recabar y organizar toda esa información que, por
lo general encontramos dentro de la misma empresa, pero diseminada en las
diversas áreas.
El análisis de sistema de las empresas requiere de datos
precisos para poder ofrecer un panorama que detalle el estado en detalle y no
de forma general nada más.
Acá le damos las que estimamos son las claves para llevar a
cabo un correcto análisis de los sistemas empresariales.
1. Definir el sistema para el que se va a hacer la
planificación. Se necesita una definición clara y precisa y, en caso de que la
planificación no sea de la empresa en general sino de un área en específico,
hay que especificar los límites del sistema.
2. Establecer el ramo de la empresa y determinar si la
incorporación tiene que ver con varias áreas, para entonces identificar un área
mayor que abarque los distintos ramos en los que participa.
3. Precisar cuál es la organización de la empresa, para lo
cual diseñar un organigrama detallado es lo pertinente. Esto proporcionará la
información necesaria siempre que esté actualizada.
4. Dilucidar cómo opera la organización y cómo se dan en su
seno los distintos procesos, Cómo fluyen los materiales, el dinero, las órdenes
y la información. Establecer las capacidades del personal que opera las
maquinarias y el tiempo que necesitan para hacerlo.
Todos los datos recabados pueden mostrarse en flujogramas y
diagramas de flujo.
El análisis de sistemas revela qué operaciones no están
controladas adecuadamente.
5. Definir las políticas, prácticas, estrategias y tácticas que
se están implementando en la empresa. Esto no es otra cosa que precisar las
reglas del juego dentro de la organización.
6. Indicar cuáles son las preferencias de la administración
de la empresa, las cuales tendrán que ver con el estilo de operar de la misma.
7. Establecer cuál ha sido el desempeño de la empresa en el
pasado y cómo lo hace en la actualidad.
8. Identificar a los competidores de la empresa, su tamaño, la
porción del mercado que ocupan, cómo
están distribuidos geográficamente.
9. Establecer cuál es la normativa legal que rige la empresa
y cómo determinan dichas leyes el funcionamiento empresarial.
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